Kiedy dokumentacja jest potrzebna?
Problemy, które pomagamy rozwiązać
Dokumentacja IT jest wartościowa wtedy, gdy skraca diagnozę, ułatwia wdrożenie pracownika, zmniejsza zależność od jednej osoby i pozwala wykonać zmianę bez zgadywania, co może przestać działać.
- Konfiguracje i hasła są znane tylko jednej osobie lub jednemu dostawcy.
- Nie ma standardu przygotowania laptopa, konta, skrzynki i dostępów.
- Zmiany w systemach nie są opisywane i trudno wrócić do poprzednich ustaleń.
- Awaria wymaga szukania informacji w mailach, fakturach i komunikatorach.
- Firma chce uporządkować obsługę IT przed rozwojem lub zmianą dostawcy.
Dopasowanie
Dla jakich firm jest ta usługa?
Firmy bez dokumentacji
Tworzymy podstawowy zestaw informacji potrzebny do utrzymania środowiska.
Firmy po latach zmian
Porządkujemy rozproszone notatki, procedury i konfiguracje.
Firmy z wewnętrznym IT
Pomagamy stworzyć wspólny standard pracy dla administratorów i helpdesku.
Firmy zmieniające dostawcę
Przygotowujemy dokumentację ułatwiającą przejęcie obsługi bez utraty wiedzy.
Zakres usługi
Co obejmują dokumentacja i standardy?
Opis środowiska
Dokumentujemy najważniejsze elementy infrastruktury.
- serwery, sieć i usługi,
- aplikacje oraz dostawcy,
- zależności i kontakty.
Standardy konfiguracji
Ustalamy powtarzalne zasady przygotowania zasobów.
- stanowiska pracy,
- nazewnictwo i grupy,
- polityki bezpieczeństwa.
Procedury operacyjne
Opisujemy codzienne i awaryjne działania.
- onboarding i offboarding,
- zgłoszenia oraz eskalacja,
- backup i odtwarzanie.
Zarządzanie zmianą
Pomagamy utrzymać dokumentację po wykonanych pracach.
- historia zmian,
- właściciele informacji,
- przeglądy aktualności.
Rezultat
Co otrzymasz?
- czytelny opis środowiska, dostawców i zależności,
- standardy przygotowania kont, urządzeń i dostępów,
- procedury przydatne w codziennej obsłudze oraz awariach,
- mniej zależności od pamięci pojedynczych osób,
- sposób aktualizacji dokumentacji po kolejnych zmianach.
Zakres dokumentacji dobieramy praktycznie, aby była używana w pracy, a nie tylko przechowywana jako formalny plik.
Sposób pracy
Jak wygląda realizacja?
- Zakres. Ustalamy, które informacje są potrzebne i kto będzie z nich korzystał.
- Zbieranie. Analizujemy środowisko, notatki, umowy i istniejące procedury.
- Porządkowanie. Tworzymy strukturę dokumentacji i standardy opisów.
- Uzupełnienie. Spisujemy konfiguracje, procedury i zależności.
- Weryfikacja. Omawiamy braki oraz informacje wymagające potwierdzenia.
- Utrzymanie. Ustalamy zasady aktualizacji po zmianach.
Standard pracy
Jak tworzymy dokumentację?
- Piszemy konkretnie, aby dokumentacja pomagała podczas awarii i wdrożeń.
- Oddzielamy instrukcje dla użytkowników od dokumentacji administracyjnej.
- Nie wpisujemy danych wrażliwych bez uzgodnionego sposobu przechowywania.
- Ustalamy właściciela informacji, aby dokument nie zestarzał się po miesiącu.
- Łączymy dokumentację z procedurą zmian, onboardingiem i offboardingiem.
Koszt
Od czego zależy cena?
Cena zależy od skali środowiska, liczby procedur, dostępności informacji, oczekiwanego poziomu szczegółowości i tego, czy dokumentacja ma być tworzona od zera czy porządkowana.
FAQ
Najczęstsze pytania
Czy dokumentacja musi być bardzo rozbudowana?
Nie. Dla wielu firm najlepsza jest krótka, aktualna i praktyczna dokumentacja.
Czy opisujecie hasła?
Dane wrażliwe wymagają bezpiecznego narzędzia i jasnych zasad dostępu. Nie wpisujemy ich przypadkowo do dokumentu.
Czy dokumentację można prowadzić w Microsoft 365?
Tak, jeśli firma ma uporządkowane uprawnienia i zasady dostępu do takich materiałów.
Czy przygotujecie checklistę onboardingu?
Tak. To jeden z najczęściej potrzebnych standardów operacyjnych.
Czy pomagacie utrzymać dokumentację później?
Tak. Możemy uwzględnić aktualizację dokumentacji w stałej obsłudze IT.