Kiedy warto uporządkować proces?
Problemy, które pomagamy wyeliminować
Onboarding i offboarding są krytyczne, bo dotykają jednocześnie ludzi, sprzętu, danych i bezpieczeństwa. Brak procesu zwykle kończy się opóźnieniami dla nowych osób albo aktywnymi kontami po odejściu pracownika.
- Nowy pracownik czeka na komputer, pocztę lub dostęp do aplikacji.
- Każde stanowisko jest przygotowywane inaczej i bez checklisty.
- Po odejściu osoby zostają aktywne konta, tokeny lub dostęp do plików.
- Zmiana działu nie powoduje przeglądu starych uprawnień.
- Nie wiadomo, kto zatwierdza dostęp do konkretnych systemów.
Dopasowanie
Dla jakich firm jest ta usługa?
Firmy szybko zatrudniające
Pomagamy przygotować powtarzalny proces dla nowych pracowników, praktykantów i współpracowników.
Zespoły z wieloma systemami
Porządkujemy dostęp do poczty, plików, aplikacji, VPN, ERP, CRM i narzędzi branżowych.
Firmy po zmianach kadrowych
Weryfikujemy, czy stare konta, skrzynki, urządzenia i uprawnienia zostały bezpiecznie zamknięte.
Organizacje bez checklist
Tworzymy jasne kroki dla HR, przełożonych, administracji i IT.
Zakres usługi
Co obejmuje onboarding i offboarding IT?
Onboarding
Przygotowujemy techniczny start pracownika przed pierwszym dniem pracy.
- konto, poczta i grupy,
- komputer, telefon i akcesoria,
- dostęp do aplikacji według roli.
Offboarding
Zamykamy dostęp i zabezpieczamy dane po zakończeniu współpracy.
- blokada kont i sesji,
- przekazanie skrzynki oraz plików,
- zwrot i czyszczenie sprzętu.
Zmiana roli
Aktualizujemy uprawnienia, gdy pracownik przechodzi do innego działu lub projektu.
- nadanie nowych dostępów,
- odebranie zbędnych ról,
- akceptacje przełożonych.
Dokumentacja procesu
Tworzymy checklisty i odpowiedzialności potrzebne do powtarzalnej obsługi.
- standard stanowiska,
- lista systemów i właścicieli,
- historia wykonanych działań.
Rezultat
Co otrzymasz?
- spójny proces przygotowania i zamknięcia stanowiska,
- checklisty dla HR, przełożonych i IT,
- uporządkowane konta, grupy, role i urządzenia,
- mniejsze ryzyko pozostawienia aktywnych dostępów,
- dokumentację zmian potrzebną przy audycie lub przejęciu obsługi.
Zakres może dotyczyć pojedynczego procesu, przeglądu obecnych zasad albo stałej obsługi zmian kadrowych.
Sposób pracy
Jak wygląda realizacja?
- Rozpoznanie. Ustalamy typy stanowisk, systemy i obecny sposób zgłaszania zmian kadrowych.
- Mapa dostępów. Spisujemy konta, grupy, aplikacje, urządzenia i osoby zatwierdzające.
- Checklista. Przygotowujemy kroki dla startu, zmiany roli i zakończenia współpracy.
- Konfiguracja. Wdrażamy standard kont, urządzeń, uprawnień i dokumentacji.
- Test procesu. Sprawdzamy scenariusz na wybranym stanowisku lub ostatniej zmianie kadrowej.
- Utrzymanie. Ustalamy odpowiedzialności i sposób aktualizacji checklist po zmianach.
Standard pracy
Jak dbamy o bezpieczeństwo?
- Nie nadajemy dostępów bez przypisania do roli i osoby zatwierdzającej.
- Ograniczamy uprawnienia do realnie potrzebnego zakresu.
- Przy odejściu pracownika zamykamy aktywne sesje i aplikacje zewnętrzne.
- Przekazujemy dane firmowe przed usunięciem lub archiwizacją konta.
- Dokumentujemy wykonane działania, żeby proces był powtarzalny.
Koszt
Od czego zależy cena?
Wpływ mają liczba typów stanowisk, liczba systemów i aplikacji, sposób zarządzania sprzętem, wymagany poziom dokumentacji oraz to, czy mamy przygotować proces jednorazowo, czy obsługiwać go stale.
FAQ
Najczęstsze pytania
Czy możecie przygotować checklistę dla HR?
Tak. Możemy opisać, jakie informacje HR lub przełożony powinien przekazać do IT przed rozpoczęciem, zmianą roli albo zakończeniem współpracy.
Czy offboarding obejmuje skrzynkę i pliki pracownika?
Tak, zakres może obejmować przekazanie właścicielstwa plików, delegację skrzynki, autoresponder, archiwizację danych i zamknięcie dostępu.
Czy możecie sprawdzić stare konta?
Tak. Możemy wykonać przegląd nieaktywnych kont, grup, urządzeń oraz dostępów pozostawionych po byłych pracownikach.
Czy proces może obejmować sprzęt?
Tak. Możemy uwzględnić przygotowanie komputera, ewidencję, przypisanie, zwrot, czyszczenie i ponowne użycie urządzenia.
Czy da się to zautomatyzować?
Część działań można automatyzować, ale najpierw warto uporządkować role, właścicieli dostępów i dane wejściowe do procesu.