Kiedy potrzebny jest asystent wiedzy?
Problemy, które pomagamy rozwiązać
Asystent AI ma sens wtedy, gdy informacje istnieją, ale są rozproszone i trudne do znalezienia. Największą wartość daje w procedurach, instrukcjach, dokumentacji wewnętrznej, ofertach, regulaminach i materiałach technicznych.
- Pracownicy zadają te same pytania, bo nie wiedzą, gdzie jest aktualna odpowiedź.
- Dokumenty są w wielu folderach, zespołach Teams, SharePointach i plikach PDF.
- Nowe osoby długo uczą się procedur i wyjątków organizacyjnych.
- Wyszukiwarka plików nie rozumie kontekstu pytania użytkownika.
- Firma chce wykorzystać AI bez udostępniania wszystkich danych wszystkim osobom.
Dopasowanie
Dla jakich firm jest ta usługa?
Firmy z procedurami
Asystent pomaga znaleźć odpowiedzi w zatwierdzonych instrukcjach i dokumentach.
Zespoły obsługi klienta
Ułatwia szybkie odszukanie polityk, informacji produktowych i zasad postępowania.
Działy techniczne
Wspiera pracę z dokumentacją systemów, konfiguracji i standardów.
Firmy w Microsoft 365
Możemy wykorzystać SharePoint i istniejące uprawnienia jako punkt wyjścia.
Zakres usługi
Co obejmuje asystent AI?
Porządek w źródłach
Wybieramy dokumenty, z których asystent może korzystać.
- procedury i instrukcje,
- pliki PDF, DOCX i strony wiedzy,
- wersje aktualne oraz archiwalne.
Uprawnienia
Ustalamy, kto może widzieć jakie informacje.
- grupy użytkowników,
- dostęp do bibliotek,
- ograniczenia danych wrażliwych.
Konfiguracja asystenta
Przygotowujemy sposób zadawania pytań i prezentowania odpowiedzi.
- zakres tematyczny,
- cytowanie źródeł,
- komunikaty o braku wiedzy.
Testy i utrzymanie
Sprawdzamy odpowiedzi i ustalamy, jak aktualizować bazę wiedzy.
- lista pytań testowych,
- ocena trafności,
- właściciel treści.
Rezultat
Co otrzymasz?
- asystenta odpowiadającego na podstawie wybranych źródeł firmowych,
- uporządkowany zakres dokumentów i odpowiedzialności za ich aktualność,
- kontrolę dostępu do informacji zgodną z rolami użytkowników,
- zestaw pytań testowych oraz ocenę jakości odpowiedzi,
- rekomendacje dalszego rozwoju bazy wiedzy.
Najważniejsze jest to, aby asystent wiedział, z czego może korzystać i kiedy powinien przyznać, że nie ma pewnej odpowiedzi.
Sposób pracy
Jak wygląda realizacja?
- Cel. Ustalamy, jakie pytania ma obsługiwać asystent.
- Źródła. Wybieramy dokumenty i sprawdzamy ich jakość.
- Dostęp. Porządkujemy uprawnienia oraz grupy użytkowników.
- Pilotaż. Uruchamiamy asystenta dla ograniczonego zakresu wiedzy.
- Testy. Sprawdzamy odpowiedzi na realnych pytaniach.
- Rozwój. Ustalamy zasady aktualizacji i kolejne obszary wiedzy.
Standard pracy
Jak dbamy o jakość?
- Nie podłączamy niezweryfikowanych dokumentów jako źródła odpowiedzi.
- Wymagamy jasnego właściciela treści i procesu aktualizacji.
- Testujemy odpowiedzi przed udostępnieniem większej grupie użytkowników.
- Ograniczamy dostęp do informacji zgodnie z rolą pracownika.
- Dokumentujemy ograniczenia, aby użytkownik rozumiał, kiedy potrzebna jest weryfikacja.
Koszt
Od czego zależy cena?
Cena zależy od liczby źródeł, jakości dokumentów, wymagań uprawnień, wybranego narzędzia, liczby użytkowników, testów i zakresu utrzymania bazy wiedzy.
FAQ
Najczęstsze pytania
Czy asystent może cytować źródła?
Tak, jeśli rozwiązanie i struktura dokumentów na to pozwalają. To pomaga weryfikować odpowiedzi.
Czy wszyscy zobaczą wszystkie dokumenty?
Nie powinni. Dostęp trzeba oprzeć na rolach i istniejących uprawnieniach.
Czy dokumenty muszą być idealnie uporządkowane?
Nie, ale im lepsza jakość źródeł, tym lepsze odpowiedzi asystenta.
Czy można zacząć od jednego działu?
Tak. Pilotaż dla jednego działu lub procesu jest najbezpieczniejszym startem.
Czy pomagacie utrzymywać bazę wiedzy?
Tak. Możemy ustalić proces aktualizacji i wspierać rozwój kolejnych obszarów.